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中銀解讀｜《員工手冊》如何合法實施
時間：2023.03.02 作者：北京中銀（深圳）律師事務所 沈娜
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引言
無規(guī)矩不成方圓。企業(yè)在發(fā)展壯大的過程中，必不可少的要做勞動合規(guī)，筆者在為顧問單位提供勞動合規(guī)的過程中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)HR對制作《員工手冊》意見稿后關于如何合法合規(guī)實施，并沒有法律概念，需要律師參與。從勞動爭議的代理經(jīng)驗來看，中小企業(yè)在與勞動者之間的爭議中，企業(yè)尤其在調(diào)崗調(diào)薪、違紀解除中相關的法律依據(jù)、操作程序上都是不符合法律規(guī)定的，極易造成敗訴。要想在人力資源管理中更加優(yōu)化，制定員工手冊是開端。制定員工手冊需要企業(yè)管理層、HR與員工的參與，需要律師的參與。關于員工手冊意見稿起草后，如何合法實施員工手冊，需要根據(jù)相關法律規(guī)定來處理。現(xiàn)做個簡單的總結(jié)指引，以供參考。
一、制定有效合法的員工手冊的必要性
1.相關法律依據(jù)
根據(jù)《勞動合同法》第四條第二款明確：用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。第四款規(guī)定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”
這是法律強制性規(guī)定，是判斷用人單位員工手冊是否合法有效的法律依據(jù)，總結(jié)起來即用人單位須履行“內(nèi)容合法”、“民主程序”、“公示告知程序”。本文主要討論《員工手冊》 “民主與公示”實施程序。
2.《員工手冊》制定程序存在漏洞，用人單位敗訴風險系數(shù)極高
制定或者修訂《員工手冊》必須經(jīng)過民主程序方為有效，否則可能會留下巨大的安全隱患，一旦訴訟，用人單位敗訴風險極高。毫不客氣的說，如若勞動爭議中勞動者主張企業(yè)依據(jù)的《員工手冊》內(nèi)容進行處罰、解除勞動關系，一旦勞動者提出此份《員工手冊》未經(jīng)民主與公示程序，仲裁員（法官）會直接讓用人單位舉證證明作為本案處理依據(jù)的《員工手冊》制定和實施程序的民主性和公示性。假設用人單位無法舉證或者舉證證明證據(jù)存在瑕疵，仲裁員（法官）會直接讓用人承擔無法舉證的不利責任。如今年公開的的案例(2021)滬民申260號，其一審判決要旨如下：公司無法舉證《員工手冊》履行了民主程序和公告或送達劉某程序，以該《員工手冊》為依據(jù)的解除系違法解除，公司被判支付賠償金760377.75元。
二、如何制定合法有效的員工手冊
（1） 關于民主制定程序
用人單位在制定、修改企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度時，應充分履行民主程序，具體可參照以下常規(guī)步驟進行：
01
第一步
選舉職工代表。
第二步
將規(guī)章制度制定的目的、內(nèi)容、程序等問題提交職工代表大會討論，做好會議記錄，由到會的所有職工代表簽名。
第三步
由用人單位方及職工代表方提出規(guī)章制度的方案，或?qū)σ?guī)章制度的內(nèi)容提出意見，同時做好記錄留痕。
第四步
與工會或者職工代表進行平等協(xié)商，針對各方提出的方案或意見，進行協(xié)商，對意見接受的，加入規(guī)章制度文本，不能接受的，說明理由。此協(xié)商環(huán)節(jié)，做好記錄留痕。也許有的企業(yè)說自己沒有職工代表大會，也沒有工會，又有員工分布在全國各地，或者派遣人員較多不在本單位工作，不具有走民主制訂程序的條件。這些情況是是有的，但企業(yè)要根據(jù)自身用工情況，在法律框架范圍內(nèi)來操作。在企業(yè)發(fā)展壯大的時候，管理者的管理思維要跟上企業(yè)的發(fā)展，將企業(yè)的經(jīng)營成本降到最低的同時需要勞動用工合規(guī)相匹配。企業(yè)根據(jù)自身情況因地制宜的選擇合規(guī)的手法是有很多種途徑的。
（2）公示程序
從操作層面上來看，管理層做出制定《員工手冊》決定，提出草案、修訂稿或討論稿，其中企業(yè)管理層、HR、律師共同參與，公示程序主要有以下三種方式。1. 書面告知
將意見稿下發(fā)到各個職能部門，同時下達一份通知，要求各職能部門監(jiān)督該部門所有員工簽收草案。2. 通過企業(yè)微信群、電子郵件或者其他電
子系統(tǒng)進行
通過電子郵箱、OA系統(tǒng)、微信群、釘釘?shù)确绞剑蛩袉T工發(fā)送《員工手冊》草案、修訂稿或討論稿，讓公司網(wǎng)絡管理人員將公司員工的電子信箱，設定為收到郵件后自動回復狀態(tài)；同時在郵件等電子正文中寫明，限定大家一定期限內(nèi)提出具體意見或者建議（時間長短可以自行調(diào)整）。如果采取電子方式，建議同時告示欄附近放置《員工手冊》稿紙質(zhì)版，以供隨時閱覽，目的都是讓員工充分知曉。3. 召開會議
下發(fā)員工代表會議的通知，包含會議形式、主題、時間等內(nèi)容；召開員工代表會議，講解員工手冊修訂的意義、背景、修訂過程、重要內(nèi)容講解，號召員工代表提出修改意見，并做好會議記錄和拍照；匯總員工代表反饋的意見，分情況進行處理，做進一步的修訂，制定出最終版本的《員工手冊》。4. 公告方式：在單位的公告欄或者單位網(wǎng)站上公告。
收集意見操作手法如上述一致。但收集意見要保存紙質(zhì)文件。總而言之，不管什么方式，意見收集期間將已經(jīng)收集到意見進行展示，并告訴大家哪些地方根據(jù)員工提議做了修改，哪些地方需要管理層討論后決定。只要體現(xiàn)民主精神，實現(xiàn)員工參與管理和監(jiān)督的職能，能達到合規(guī)要求即可。通過民主程序制定的《員工手冊》或是相關規(guī)章制度，強調(diào)了契約精神，用民主程序?qū)崿F(xiàn)了企業(yè)與員工的協(xié)商、溝通過程，明確了企業(yè)與員工各自的權(quán)利與義務，制定符合市場趨勢的“雙適”型《員工手冊》，以便更好地實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。
三、總結(jié)：不同的企業(yè)應因地制宜
合法實施《員工手冊》
站在企業(yè)的角度來看，結(jié)合企業(yè)管理模式，根據(jù)《勞動法》第8條、56條，《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條，需保證《員工手冊》實施民主與公示程序合法。
重點注意幾點：
1.《員工手冊》的正式發(fā)布以用人單位發(fā)布，而不是某職能部門，發(fā)布主體必須是用人單位的名義；
2.HR在公示欄放置紙質(zhì)版本的《員工手冊》留痕時若選擇拍照，需要保存原始載體且顯示拍照日期；
3.從告知的角度講，在新員工入職簽訂勞動合同時，應當讓員工簽字確認，已收到某《員工手冊》，愿意遵照執(zhí)行。示例：“乙方確認已收到甲方依法制定的《員工手冊》文件，確認已經(jīng)充分閱讀并愿意遵照執(zhí)行”。
最后一點，在解雇環(huán)節(jié)，用人單位要知道解雇是勞動人事風險高發(fā)環(huán)節(jié)。依據(jù)《員工手冊》解雇員工，要循序漸進，企業(yè)管理人員及HR要有《員工手冊》是用人單位與員工的契約，雙向約束，而不是企業(yè)單項約束，因此，在進行一系列人事管理、調(diào)整時要做好充分評估、精通固定證據(jù)環(huán)節(jié)。
