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中銀解讀 | 用人單位如何制定、修改規(guī)章制度才有效？
時(shí)間：2023.03.09 作者：北京中銀（深圳）律師事務(wù)所 貢小娟、蔡宜霖
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第一部分 引言
《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定用人單位在制定、修改直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。但在實(shí)踐中，不少用人單位在制定、修改規(guī)章制度時(shí)，忽略民主程序，自行制定公示，有些甚至未向勞動(dòng)者公示，當(dāng)產(chǎn)生勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛時(shí)，往往無還手之力、照賠不誤。本文以案說法，提示用人單位如何制定、修改規(guī)章制度才合法有效，供用人單位參考。
第二部分 真實(shí)敗訴案例
案例來源：深圳市龍崗區(qū)人民法院（2021）粵0307民初16124號(hào)民事判決書
案情簡(jiǎn)介：被告習(xí)某于2008年9月入職原告精某公司處，與原告建立勞動(dòng)關(guān)系，2019年3月雙方簽訂了一份自該日起的無固定期限勞動(dòng)合同。2018年12月前習(xí)某任金庫(kù)助理，2019年1月開始任倉(cāng)儲(chǔ)物流部主管助理。2020年4月，原告以被告消極怠工，拒不服從工作安排，屢次違反公司規(guī)章制度，在公司多次督促其端正工作態(tài)度后，仍不改正，繼續(xù)嚴(yán)重違反《員工守則》《獎(jiǎng)懲制度》《考勤管理制度》為由，根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)合同》及公司管理制度等規(guī)定，向被告出具《關(guān)于開除習(xí)某的通告》，解除雙方勞動(dòng)合同。被告對(duì)原告主張的違紀(jì)事實(shí)不予認(rèn)可，并對(duì)原告提交的被告參加培訓(xùn)照片、員工獎(jiǎng)懲制度、員工守則、考勤與休假制度等證據(jù)亦不認(rèn)可。
法院觀點(diǎn)：1.根據(jù)法律規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)及勞動(dòng)紀(jì)律等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。
2.原告未提交證據(jù)證明其提交的規(guī)章制度經(jīng)過職工大會(huì)或者全體職工討論，或與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。雖然有提交3張拍攝日期為2019年9月19日的培訓(xùn)照片用以證明被告參加了培訓(xùn)，知曉所有規(guī)章制度，但培訓(xùn)照片中人員較多，無法辨別參加人員身份；照片中培訓(xùn)課件標(biāo)題模糊，未顯示培訓(xùn)具體內(nèi)容；未提供培訓(xùn)簽到表佐證培訓(xùn)事件的真實(shí)存在；證人證言也不足以證實(shí)被告參加了培訓(xùn)。原告提交的證據(jù)不足以證明被告參與了制度的制定或知曉其規(guī)章制度，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)舉證不能的法律后果。
3.原告用以證明被告違紀(jì)的證據(jù)均是原告單方制作的材料，沒有被告的簽名確認(rèn)，且原告提交的證據(jù)也不足以證明被告存在原告主張的違紀(jì)事實(shí)。原告亦無證據(jù)證明在與被告解除勞動(dòng)關(guān)系前，已經(jīng)事先將理由通知工會(huì)。
裁判結(jié)果：原告辭退被告的行為違法，應(yīng)向被告支付違法解除勞動(dòng)關(guān)系賠償金101408.88元（4225.37元×12年×2倍）。
第三部分 律師評(píng)析
上述案例并非個(gè)案，不少用人單位面臨類似風(fēng)險(xiǎn)，需引以為鑒。《勞動(dòng)合同法》實(shí)施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，未經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據(jù)。但規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)的內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動(dòng)者公示或告知，勞動(dòng)者沒有異議的，可以作為勞動(dòng)仲裁和人民法院裁判的依據(jù)。因此，用人單位制定、修改規(guī)章制度需滿足以下條件才合法有效：
1.內(nèi)容合法合理
用人單位在制定、修改規(guī)章制度時(shí)，既應(yīng)確保內(nèi)容合法，未違反《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》等法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不違背公序良俗，還應(yīng)確保內(nèi)容合理，規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)符合普通人的認(rèn)知準(zhǔn)則和社會(huì)公眾公認(rèn)的原則，不應(yīng)過于苛刻或嚴(yán)厲，不應(yīng)超出勞動(dòng)管理需要。
2.需經(jīng)民主程序
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表進(jìn)行充分的、平等的協(xié)商。用人單位應(yīng)結(jié)合工會(huì)或與會(huì)職工意見，通過協(xié)商最終確定規(guī)章制度內(nèi)容。在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
3.向勞動(dòng)者公示
用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。未向勞動(dòng)者公示的規(guī)章制度對(duì)該勞動(dòng)者無效。實(shí)務(wù)中，可采用規(guī)章制度發(fā)放或培訓(xùn)方式進(jìn)行公示。采用發(fā)放方式的，需每位勞動(dòng)者簽領(lǐng)確認(rèn)簽領(lǐng)的規(guī)章制度名稱、版本及簽領(lǐng)日期。采用培訓(xùn)方式的，應(yīng)有相關(guān)培訓(xùn)會(huì)議記錄及簽到表，應(yīng)注明培訓(xùn)的規(guī)章制度名稱、版本、培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員等。
第四部分 律師建議
一、制定、修改規(guī)章制度同勞動(dòng)者平等充分協(xié)商
用人單位規(guī)章制度缺失民主協(xié)商程序，并不必然導(dǎo)致規(guī)章制度不具有法律效力，實(shí)務(wù)中，為避免不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)，建議用人單位嚴(yán)格按照《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定，履行民主協(xié)商程序，確保規(guī)章制度具有法律效力。實(shí)務(wù)中，用人單位履行民主協(xié)商程序，可采用以下幾種方式：
1.通過召開會(huì)議的形式向勞動(dòng)者征求意見。
2.分別、單獨(dú)書面向全體勞動(dòng)者征求意見。
3.通過電子郵件的方式向勞動(dòng)者征求意見（應(yīng)事先要求勞動(dòng)者確認(rèn)其聯(lián)系郵箱，并妥善保存電子郵件的記錄）。
無論采用哪種方式，用人單位均應(yīng)妥善保管相關(guān)材料，避免在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)空口無憑。
二、修改規(guī)章制度需同時(shí)審查勞動(dòng)合同
規(guī)章制度和勞動(dòng)合同，均是約定用人單位與勞動(dòng)者權(quán)利義務(wù)的重要形式，規(guī)章制度適用于多數(shù)員工，是用人單位規(guī)范勞動(dòng)權(quán)利義務(wù)的一般標(biāo)準(zhǔn)，而勞動(dòng)合同是用人單位與某一員工協(xié)商一致的結(jié)果，是規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)的特殊規(guī)定。因此，用人單位與勞動(dòng)者在勞動(dòng)合同中特殊約定的法律效力高于用人單位規(guī)章制度中一般規(guī)定的法律效力，勞動(dòng)者有權(quán)優(yōu)先選擇適用勞動(dòng)合同。這就要求用人單位在制定或修改規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)規(guī)章制度和勞動(dòng)合同內(nèi)容沖突或不一致情況。
三、簽訂勞動(dòng)合同勿約定規(guī)章制度作為附件
規(guī)章制度的制定與修改，依法經(jīng)過民主程序即可生效，但勞動(dòng)合同的修改，卻必須與勞動(dòng)者協(xié)商一致，如果將規(guī)章制度約定為勞動(dòng)合同的附件，那么規(guī)章制度的修改就必須同每一位勞動(dòng)者協(xié)商，會(huì)增加規(guī)章制度修改難度及成本。
第五部分 法條鏈接
1.《勞動(dòng)合同法》
第四條 用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。
在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。
2.《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律問題的解釋(一)》 第五十條 用人單位根據(jù)勞動(dòng)合同法第四條規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為確定雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)。
用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動(dòng)合同約定的內(nèi)容不一致，勞動(dòng)者請(qǐng)求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。
3.《深圳市中級(jí)人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的裁判指引》
第七十二條 用人單位在《勞動(dòng)合同法》實(shí)施前制定的規(guī)章制度，雖未經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序，但內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示或告知的，可以作為用人單位用工管理的依據(jù)。
《勞動(dòng)合同法》實(shí)施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或重大事項(xiàng)時(shí)，未經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據(jù)。但規(guī)章制度或重大事項(xiàng)的內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動(dòng)者公示或告知的，勞動(dòng)者沒有異議的，可以作為用人單位用工管理的依據(jù)。
